Database adalah kumpulan dari tabel-tabel yang saling berelasi. Misalnya seorang mahasiswa yang wajib dimiliki adalah Nomor Induk Mahasiswa (NIM).
Contoh:
Pada database tidak perlu membuat nim, nama, alamat dll secara berulang-ulang, tetapi cukup membuat tabel yang berisi group seperti Biodata, KRS, Nilai, Dosen, dll.
Data base itu terstruktur, dimana pada tabel ada nama dan judul tabel, seperti gambar berikut:
CARA MEMBUAT:
1. Buka Ms. Acces
2. Klik Blank Database lalu ubah nama kemudian pilih Create
3. Klik View lalu Design View
4. Keluar gambar seperti dibawah ini, kemudian ganti namanya misalnya menjadi Biodata
5. Lalu masukkan judul data base pada Field Name yang terdiri dari Nim, Nama,
Alamat, Prodi, dan Jenis Kelamin. Pada bagian Data Type ada Field Size gunanya untuk menentukan ukuran dari field name tersebut. Misalnya Nim Mahasiswa terdiri dari 5 angka, maka pada field name diubah menjadi angka 5, seperti berikut:
6. Untuk melihat hasilnya Klik View lalu Datasheet View kemudian Yes, seperti gambar berikut:
7. Yang terakhir Anda tinggal mengisi data ke dalamnya.
A. Memudahkan Kerja
1.Misalnya judul Prodi, pada Data Type Anda ganti dengan Lookup Wizard, seperti gambar berikut:
2. Kemudian keluar gambar berikut, lalu pilih opsi “I will type....” kemudian Next
3. Kemudian pada kolom yang muncul isi prodi seperti AIP, PLS, PGSD, BK, KTP, PSIKOLOGI, PLB kemudian Next
4. Klik Finish jika sudah selesai. Lalu ambil kembali Datasheet View, maka secara otomatis keluar pilihan dari ke tujuh prodi jika Anda ingin menulis pada kolom prodi.
B. Apabila data yang diketik namanya berulang-ulang
1. Buat tabel baru tentang Biodata
2. Pada Data Type untuk Prodi ganti dengan Lookup Wizard
3. Pilih opsi yang pertama “ I want the lookup....” lalu Next
4. Pada Available Fields, pindahkan dengan mengklik tanda panah dua ke sebelah kanan, kemudian Next
5. Pada Ascending, pilih nama prodi seperti gambar berikut:
6. Klik Finish jika sudah selesai
C. Menambahkan Photo, Ijazah dan Catatan
1. Buat tabel Biodata
2. Pada Data Type untuk Photo dan Ijazah ganti dengan OLE/Objeck, sedangkan pada Catatan ganti dengan Memo
3. Pada Datasheet View klik kanan mouse lalu pilih Insert Objeck
4. Pilih Create from File, lalu klik Browse untuk memilih photo
D. Membuat Menu/Tampilan Bisa Lebih Bagus
1. Ambil Create
2. Klik More Form lalu Form Wizard
3. Pindahkan semua ke sebelah kanan dengan menekan tanda panah dua, lalu Next
4. Pilih menu/tampilan yang Anda sukai (misalnya gambar berikut) , Next
5. Lalu pilih Style yang Anda inginkan, seperti gambar berikut:
6. Pilih opsi yang pertama, kemudian Finish
7. Menu Anda sudah selesai (kira-kira seperti gambar berikut apabila Anda memilih Style Columnar)
